APE : une gestion de l’accueil de A à Z
L’équipe APE occupe une place importante au sein de l’Espace Entreprise. En effet, sans les stagiaires de cette équipe, nous serions tous un peu perdus. Mais heureusement, leurs présentations d’accueil sont là pour nous aider. Les stagiaires sont chargés de l’ensemble de l’accueil, que ce soit avant notre arrivée, pendant et après.
Une préparation soigneuse de toutes les informations personnelles
Dans un premier temps, une des missions d’APE consiste à préparer les documents qui marqueront notre entrée à l’Espace Entreprise. C’est grâce à la feuille BDS (base de données scolaire), qui est la feuille que nous recevons chaque début d’année et que nous devons modifier si des changements ont eu lieu depuis l’année précédente (ex : adresse) : de là, APE peut établir tous les documents utiles!
Dans un deuxième temps, le rôle d’APE concerne la création de badges, d’étiquettes, de fourres, de cavaliers (dossiers avec tous nos documents personnels réunis), de dispositions internes et de contrats d’apprentissage propres à chaque stagiaire. De plus, n’oublions pas que la distribution des badges et des documents lors de notre arrivée ainsi que la récupération de tout cela quelques jours plus tard est faite également par APE :
- 1ère année → Contrat d’apprentissage (document qui atteste de notre passage à l’Espace Entreprise), dispositions internes, fonds scolaires (5.-), fonds pour cravate ou foulard
- 2ème année → Badges
- 3ème année → Badges
Tous les contrats d’apprentissage sont demandés par le DIP et se font grâce au publipostage. Ce moyen évite d’avoir à changer manuellement un par un le nom et les données personnelles des stagiaires.
Pour compléter tous ces documents avec les données des stagiaires, APE possède une base de données nommée GGA qui contient toutes les informations personnelles de tous les stagiaires.
APE s’occupe également des présentations d’accueil lors de notre arrivée et de leur organisation. Les présentations d’accueil sont différentes selon les différents degrés d’études :
- 1ère année et stagiaires d’observation → Présentation de l’Espace Entreprise et de son fonctionnement, du règlement et de l’attitude professionnelle
- 2ème année → Un bref rappel du règlement et des nouveautés
- 3ème année → Pas de présentation
Pour environ 150 stagiaires, il faut compter 1 semaine pour la préparation de tous les documents : on peut dire qu’ils sont rapides nos collègues !
Et pour info, environ 2000 dossiers de stagiaires sont traités à l’année.
Conclusion
L’APE est donc en charge de tout le processus d’accueil des stagiaires, de la création à la distribution de tous les documents nécessaires ainsi qu’aux présentations pour nous accueillir de la meilleure des façons.
Compétences du plan d’étude développées par l’équipe APE:
- 1.1.5.1 S’occuper de l’entrée en fonction et du départ du personnel (C3)
- 1.1.5.2 Traiter les données de l’administration du personnel (C3)
- 1.1.7.2 Administrer les données et les documents (C3)
- 1.1.8.1 Utiliser ses connaissances de l’entreprise (C3)
- 2.2 Approche et actions interdisciplinaires
- 2.4 Présentation efficace
- 3.2 Capacité à communiquer
- 3.3 Aptitude au travail en équipe
- 3.4 Civilité
Article rédigé par @andreia-brrsl
