La soirée Portes Ouvertes du mardi 8 mai 2018 a été une belle réussite, avec près de 200 visiteurs qui ont pu découvrir en détails notre centre de formation.

Une minutieuse préparation
C’est l’équipe Communication interne 1 (CI1) qui a été chargée par la Direction d’organiser cette soirée. Une fois le concept de l’événement validé, le travail de coordination a commencé. Les stagiaires de CI1 sont allés voir tous les départements qui allaient être impliqués dans cet événement. Avec chacune de ces équipes, CI1 a discuté de ce qui allait être mis en place dans chaque salle. Ensuite, chaque équipe s’est organisée de son côté pour préparer les présentations et activités à réaliser le jour J.

De leur côté, les stagiaires de CI1 ont continué la préparation qui consistait à :
– trouver une cinquantaine de collègues volontaires et disponibles pour la soirée,
– récolter les besoins en matériel pour tous les départements ainsi que pour l’organisation de l’accueil, du vestiaire et de l’apéritif,
– et imprimer la signalétique pour que les visiteurs sachent où aller dans le bâtiment.

Déroulement des Portes Ouvertes

Pour rappel, voici les prestations présentées lors des Portes Ouvertes (cliquer pour agrandir)

Cette année, les visiteurs pouvaient se déplacer librement dans le bâtiment et découvrir ce qu’ils souhaitaient, dans l’ordre qu’ils voulaient. En arrivant, ils étaient accueilli à l’extérieur puis devaient s’annoncer auprès de l’accueil, avant de se rendre au vestiaire ou directement à la cafétéria, où le film de l’Espace Entreprise tournait en boucle. La cafétéria accueillait également un stand qui faisait la promotion de notre compte Instagram (@espace.entreprise) : les visiteurs pouvaient être photographiés devant un grand fond Espace Entreprise.

Ensuite, les visiteurs ont pu découvrir les différentes prestations proposées par l’Espace Entreprise pour mieux comprendre tout ce qu’il s’y passe. Ils ont pu échanger avec les stagiaires et les formateurs-trices. Voici les prestations présentées : Communication (COM1, COM4 et COM9), Enquêtes et Sondages (Etude de Marché, Contact Center), Comptabilité, l’équipe OCPM, Ressources Humaines (GRH, REC et APE), Logistique, Prestations Externes, Communication interne, Outil d’évaluation (présentation de Focus) et visite virtuelle de l’EE (films 360° réalisés par les stagiaires de CI1 avec le précieux soutien de COM-X et notamment de @rabin-br).

Des stagiaires très impliqués
Au total, ce sont environ 200 stagiaires qui ont travaillé pendant cette soirée pour qu’elle soit un succès. Les 50 stagiaires volontaires supervisés par l’équipe CI1 se sont occupés des tâches suivantes :
– orientation des visiteurs à l’entrée du bâtiment et dans les étages
– gestion du vestiaire et de l’ascenseur
– gestion de l’apéritif
– présentation du film EE et du stand Instagram à la cafétéria
– présentation des films 360°
– animation du compte Instagram

Le travail récompensé
Cela faisait plaisir de voir les visiteurs si nombreux. Parmi eux, il y avait de nombreux parents, mais aussi des proches des stagiaires, les familles des formateurs, des enseignants des écoles de Commerce ainsi que des gens du voisinage, ou autre. Leur présence a récompensé le grand travail de préparation effectué par toutes les équipes.

Les stagiaires de CI1 encouragent vivement les futurs stagiaires à participer à ce genre d’événement, car cela permet de bien faire comprendre l’Espace Entreprise à d’autres gens et cela donne de l’expérience et des compétences pour travailler à la préparation et à la réalisation d’un événement.

Statistiques
230 personnes inscrites avant l’événement
133 personnes inscrites sont venues
54 personnes non-annoncées sont venues
60 formateurs
187 visiteurs présents pendant l’événement dont :
– 98 parents et proches des stagiaires
– 42 proches des formateurs-trices
– 17 enseignants
– 30 catégorisés “autres”

Article réalisé par @adrien-brnr @roman-bn @alicia-schw @karl-ngkng @rafael-anctg @mihail-brznt @theodore-attp@gregory-dll